Secretaría

Misión

La Secretaría tiene como objetivo apoyar a la Administración Municipal en el despacho de asuntos de carácter administrativo y que se encuentren en la esfera de su competencia, así como auxiliar a la Corporación municipal en el ejercicio de sus funciones y dar fe de los actos y acuerdos de esta.

Funciones

Dar fe pública de todos los actos y acuerdos y asesoramiento legal preceptivo de la Corporación, así como de su alcalde/a y órganos de gobiernos colegiados.
Preparación, elaboración y distribución de las convocatorias y órdenes del día de las sesiones que deban celebrar los distintos órganos de gobierno colegiados.
Asistencia a los órganos de gobierno colegiados municipales: Pleno, Junta de Gobierno, Comisión Informativa de Asuntos Generales y de Pleno y Comisión Especial de Cuentas-Hacienda.
Asistencia a los órganos de gobierno colegiados de los Organismos Autónomos y Sociedades Públicas Municipales: Junta de Gobierno del Euskaltegi (delegada) y Junta General de Promosa.
Redactar y custodiar las actas del Pleno, de la Junta de Gobierno, de las Comisiones Informativas de Asuntos Generales y de Pleno y Especial de Cuentas-Hacienda, de la Junta de Gobierno del Euskaltegi (delegada) y de la Junta General de Promosa, así como supervisar y autorizar las mismas con el visto bueno del alcalde/a o presidente/a.
Expedición de certificaciones de actos y acuerdos, asistencia al/a la alcalde/sa o presidente/a del Pleno y a los órganos de gobierno colegiados, así como la preparación de la documentación de las Comisiones Informativas previamente a elevar los asuntos al Pleno.
Comunicar, publicar y ejecutar los acuerdos de los órganos de gobierno colegiados.
Asistir a la Mesa de Edad con ocasión de la renovación de la Corporación tras cada convocatoria de Elecciones Locales a fin de garantizar que los/as concejales/as electos/as puedan participar en la sesión de constitución del Ayuntamiento y de elección de alcalde/a, una vez cumplidas cuantas obligaciones previas les impone la legislación electoral.
Llevanza y custodia del Registro de Intereses, constituido en la Secretaría del Ayuntamiento.
Facilitar la constitución de la Junta de Gobierno y de las Comisiones Informativas con ocasión de la renovación de la Corporación tras cada convocatoria de Elecciones Locales.
Facilitar que los/as concejales/as procedan a la constitución de los grupos políticos municipales con ocasión de la renovación de la Corporación tras cada convocatoria de Elecciones Locales, a efectos de su activación corporativa.
Realizar la documentación relativa al nombramiento de representantes de la Corporación en órganos colegiados cuya designación compete al Pleno con ocasión de la renovación de la Corporación tras cada convocatoria de Elecciones Locales: en la Junta de Gobierno del Euskaltegi Municipal; en la Asamblea General de la Mancomunidad de Debabarrena; en el Consejo Escolar de los colegios públicos de enseñanza; en el Consejo de Administración de Promosa; en Debegesa; en la Fundación AIC-Automotive Intelligence Center Fundazioa; en la Fundación Izarra Centre; y en Mallabiako Industrialdea, S.A.
Facilitar a los/as miembros de la Corporación el ejercicio de sus cargos en materia de fiscalización y control de los órganos de gobierno mediante el registro y tramitación de las proposiciones, mociones sobre asuntos de interés social o general, enmiendas, preguntas, etc. presentadas por los grupos políticos municipales.
Realizar la documentación necesaria para posibilitar que todos/as los/as miembros de la Corporación reciban las cantidades que se les adeuden como consecuencia de su asistencia y participación en las sesiones de órganos de gobierno colegiados, tanto de la Corporación como por su participación en los órganos de gobierno colegiados de los Organismos Autónomos o Sociedades Públicas del Ayuntamiento de Ermua.
Gestionar las situaciones personales de los/as miembros de la Corporación en cada ocasión en que deba procederse a cubrir la vacante de un/a miembro de la Corporación, como consecuencia de la pérdida de la condición de concejal/a por fallecimiento, incapacidad o renuncia al cargo de otro/a miembro de la Corporación, o en la toma de posesión de su cargo de concejal/a por los/as miembros de la Corporación que se incorporen a la misma tras la renuncia al cargo de otro/a miembro de la Corporación.
Realizar la documentación que deba producirse con motivo de la delegación de las atribuciones genéricas que tiene conferidas la Alcaldía en otros/as miembros de la Corporación, incluso la facultad de dirigir los servicios de cada Área municipal, como la de gestionarlos en general, así como la facultad de delegar en un/a concejal/a temas referentes a proyectos o asuntos determinados.
Realizar la documentación que deba producirse con motivo de la sustitución del alcalde/sa con ocasión de su ausencia del término municipal, enfermedad o impedimento que le imposibilite para el ejercicio de sus atribuciones, así como en el supuesto de que la Alcaldía quede vacante por renuncia de la persona titular, hasta que tome posesión quien deba ocupar la Alcaldía.
Realizar la documentación relativa al ejercicio de la potestad reglamentaria y de autoorganización con el objeto de garantizar que se respeten las previsiones legales, así como la participación de los grupos políticos municipales cuando se deba producir la aprobación o modificación total o parcial de las disposiciones administrativas de carácter general y rango inferior a la ley que dicte la Corporación como Reglamento u Ordenanza.
Realizar la documentación relativa a las tareas que corresponden al Secretario General como Delegado de la Junta Electoral de Zona, al amparo de lo dispuesto en la Ley Orgánica del Régimen Electoral General, a fin de garantizar el adecuado despliegue de los recursos humanos y de los medios materiales, que se desencadena desde el momento mismo de la convocatoria hasta el día de la votación, en cuantos procesos electorales sean convocados, y convocatorias de referéndums.
Garantizar que el proceso de elección de las personas que deban desempeñar los cargos de Juez/a de Paz Titular y Sustituto/a, en el Juzgado de Paz de Ermua, que la Ley Orgánica del Poder Judicial atribuye a los ayuntamientos, se desarrolle con arreglo a los requisitos de publicidad y legalidad.